Urenregistratie: How-To & Voorbeelden [2024]

Ontdekken hoe je uren het beste kunt registreren? In dit artikel delen we hoe het moet. Ook geven je verschillende tips voor het bijhouden van een optimale urenregistratie. Hoe je het ook aanpakt, zorg er in ieder geval voor dat je de urenregistratie simpel houdt: hou simpeler, hoe beter.

Voorkom invoerfouten

Als het op urenregistratie aankomt, kan een klein foutje grote gevolgen hebben. Vandaar dat je de kans op invoerfouten zo klein mogelijk moet maken. Dat doe je onder andere door voor een eenvoudige (dus handige) opzet te kiezen. Zorg dat de drempel voor medewerkers laag is wanneer je met urenregistratie van je personeel aan de slag gaat. Limiteer het aantal uursoorten.

Gebruik toelichtingen

Beperk het aantal uitzonderingen dat je in de urenregistratie opneemt. Om te voorkomen dat medewerkers willekeurig wat invullen, kun je ze vragen bij uitzonderingen toelichtingen te plaatsen. Dit kan al in de vorm van een paar simpele steekwoorden die voor iedereen te begrijpen zijn.

Registreer uren direct

Wat loont, is medewerkers de uren direct na het afronden van een taak te laten registreren. Zo krijg je een betrouwbaarder beeld van de aantal uren die in een werkzaamheid zitten, dan wanneer je aan het eind van de dag nog eens met uren moet gaan rekenen. Aan het einde van de dag heeft niemand nog zin om met werkuren te puzzelen en wordt het vaak afgeraffeld.

Gebruik een urenregistratie app

Wist je dat er verschillende apps bestaan speciaal voor urenregistratie? Deze apps zijn zowel door ondernemers als door medewerkers te gebruiken. De uren worden eenvoudig met behulp van je smartphone geregistreerd, waar je maar wilt. Dit kan dus vanuit bijvoorbeeld de koffiekamer. Een app zorgt ervoor dat urenregistratie makkelijk in je werkdag valt in te passen.

Let op: verlof- en verzuimuren noteren

Alle uren dienen geregistreerd te worden, niet alleen je werkuren, maar ook de uren verlof en verzuim. Je kunt de verlof- en verzuimregistratie het beste onderdeel laten uitmaken van de algemene urenregistratie. Probeer dit te integreren. Zo worden de uren verlof en verzuim direct met de gewerkte uren verwerkt. Dit is de beste manier om het fijn en overzichtelijk te houden.

Het nut van templates

Een uur dat niet gefactureerd wordt, staat gelijk aan verlies van inkomsten. Je werkproces zoveel mogelijk stroomlijnen, doe je aan de hand van templates. Templates zijn ideaal voor bijvoorbeeld het opstellen van offertes of het geven van status updates. Dit hoef je dan niet meer voor elk afzonderlijk geval opnieuw te doen. Je bespaart tijd. In de zakenwereld is tijd geld.

Zelfstandigenaftrek als ZZP’er

Ben jij al bekend met belastingvoordelen als de zelfstandigenaftrek en startersaftrek? Als ZZP-er kun je hier aanspraak op maken. De zelfstandigenaftrek krijg je als je per jaar kunt aantonen dat je minstens 1.225 uur gewerkt hebt voor je onderneming. Deze ‘werkuren’ kunnen van alles zijn: werken aan opdrachten, zoeken naar opdrachtgevers, maar ook het bijhouden van je administratie. Kortom: het is belangrijk dat je alles wat je doet in kaart brengt.

Gebruik maken van een Stopwatch app

Stopwatch apps zijn op elke smartphone wel te gebruiken. Wil je je werkzaamheden zo nauwkeurig mogelijk klokken? Maak hier dan gebruik van. Druk op ‘Start’ bij het begin van de werkzaamheid en op ‘Stop’ als je deze voltooid hebt. Vervolgens noteer je de gewerkte uren (bij voorkeur digitaal). Een nadeel van een Stopwatch app is dat dit wel arbeidsintensief is. Je kunt de werkzaamheden natuurlijk ook op papier noteren in plaats van digitaal.

Word of Excel gebruiken

Microsoft Word en Excel zijn handige computerprogramma’s om je urenregistratie in bij te houden. Het voordeel van deze programma’s is dat je er geen internetverbinding voor nodig hebt. Je hoeft je dus geen zorgen te maken om de wifi-verbinding. Zorg wel dat je back-ups van de bestanden maakt. Excel heeft de voorkeur boven Word omdat je hierin verschillende tabellen vindt. In Excel kun je ook sommen uitvoeren om bijvoorbeeld gemiddeldes mee te berekenen.

Aanbevolen blijft toch app of software

Uiteindelijk gaat bij de meeste ondernemers de voorkeur voor urenregistratie toch uit naar speciale apps of software. Deze apps en software zijn speciaal ontwikkeld om urenregistratie zo makkelijk mogelijk te maken. Je kunt de gewerkte uren eenvoudig bijhouden en deze ook nog eens koppelen aan specifieke projecten of klanten. Kortom: een app of software spaart je tijd uit.

Google Spreadsheets gebruiken

Google Spreadsheets is een ideaal programma voor het bijhouden van uren. Een bijkomstig voordeel van Google Spreadsheets is dat het helemaal gratis is. Je gebruikt Spreadsheets in je webbrowser.

Of gebruik Excel Online

Een ander programma om uren mee bij te houden, is Excel Online. Excel Online is de online (en gratis) versie van Microsoft Excel. Als bedrijf heb je hieraan wellicht wat minder – dat geldt ook voor Google Spreadsheets, – maar als ZZP-er is het zeker een te overwegen optie. Het bijhouden van de werkzaamheden van één persoon is in Excel Online geen enkel probleem.

Ken jij Apache OpenOffice al?

Apache OpenOffice staat bekend als “kantoorsoftwarepakket”. Het grote voordeel hiervan is dat helemaal gratis is. Maak gebruik van de applicatie Calc voor het maken van professionele urenadministratie. Kun je goed met rekenkundige bewerkingen overweg? Dan is dit iets voor jou.

Wat vind je in Apache Open Office Calc?

Calc is een werkbladprogramma waar je verschillende kanten mee uit kunt. Als nieuwkomer zul je merken dat er ook zonder de geavanceerde functies een hoop mogelijk is. Het is onder meer mogelijk om kruistabellen en samenvattingen te maken van databases. Vul formules in en laat je leiden door de automatische “assistenten”. Voorspellingen maken? Dit doe je met behulp van de Scenario Manager. Hier vind je oplossingen met slechts één druk op de knop.

Kies voor werkblad delen

In Apache Open Office Calc kun je werkbladen delen en samenwerken. Handig als je een kleine onderneming runt en meerdere mensen toegang moeten hebben tot de gegevens. Nieuwe gegevens kunnen met een paar simpele klikken in het werkblad geïntegreerd worden door de eigenaar. De samenwerkingsfunctie voorkomt conflicten bij het invoeren.

Open Document format voor elk softwarepakket

Je kunt werkbladen in Open Office Calc opslaan in het formaat Open Document. Het grote voorbeeld van Open Document is dat internationaal gezien de standaard is voor de meeste kantoordocumenten. Dat betekent dat je de werkbladen ook in andere softwarepakketten kunt openen die gebruik maken van het Open Document formaat (en dat zijn er aardig wat).

Bevestigen uren van medewerkers

Het wordt leidinggevenden aangeraden de uren van medewerkers telkens opnieuw goed te keuren. Waarom? Zo verklein je de kans aanzienlijk dat er onenigheid over de uitbetalingen ontstaat. Een ander voordeel is dat je een beter beeld krijgt van overuren die medewerkers maken.

Handig voor toeslagen

Binnen branches kunnen toeslagen voor sommige uren en dagen gelden. Zo krijg je vaak meer uitbetaald als je ’s nachts werkt. Ook gelden er in weekenden en op feestdagen vaak extra tarieven. Het is noodzakelijk dat van medewerkers wordt vastgelegd op welke dagen en tijdstippen ze precies werken. Ook door dit goed vast te leggen, voorkom je later conflict.

Hoe productief is iemand? Hoe productief is het bedrijf?

Urenregistratie maakt ook duidelijk hoe actief iemand precies is. In één oogopslag wordt het duidelijk hoeveel uren een medewerker gemiddeld over een taak doet en hoe goed of slecht dit in vergelijking met andere medewerkers is. Je ziet ook hoe productief je als bedrijf bent. Wat zijn de precieze kosten van één dag werken en waarin verschilt dit? Dankzij registratie wordt het mogelijk om te zien wanneer het niet rendabel is om open te blijven en wanneer wel.

Software: maak gebruik van Harvest

Harvest is zowel te gebruiken via het web en als app. Je registreert uren eenvoudig met een druk op de knop. Je hebt toegang via zo’n beetje alle apparaten: van iPhone tot Android en van desktop tot browser. Harvest is te gebruiken met een gratis proefperiode en later om te zetten in een abonnement. Het is in Harvest mogelijk per week of maand uren vooraf in te boeken.

Overige voordelen Harvest

Met Harvest kun je verder:

Reminders instellen voor medewerkers voor het invullen van hun uren
De rechten van gebruikers bepalen
Uren van medewerkers beheren en goedkeuren
Je rapporten exporteren naar Google Spreadsheets, CSV of Excel.

Software: Exact online biedt verschillende betaalde pakketten aan

Bij Exact Online kun je maar liefst 220 zakelijke apps aan je account koppelen. Je digitaliseert niet alleen je urenregistratie, maar ook inkoopfacturen, onkostendeclaraties, werkbonnen, projecten, rapportages en abonnementen. Dat is nog maar een greep uit de hoge hoed van Exact.

Software: of maak gebruik van de app Timechimp

Timechimp is een Nederlandse app die ideaal te gebruiken is voor teams. Je kunt gebruik maken van een gratis proefperiode. Behalve uren bijhouden, kun je ze ook goedkeuren. Ook hou je grip op uitgaven, ziekte en verlof. Dankzij de koppelingen kun je klantgegevens snel synchroniseren.

Urenregistratie: tips vanuit YouTube

Eén van de handigste pagina’s om digitaal uren mee te registreren is natuurlijk Excel. Het YouTube kanaal Boekhouden in Excel laat je zien hoe je in Excel je uren het beste kunt vastleggen.