Inkoopcontract Opstellen: Voorbeeld & Tips (Leverancierscontract)

Waar moet je op letten bij het opstellen van een inkoopcontract, oftewel leverancierscontract? Hier vind je voorbeelden en tips. Lees verder.

Bij het opstellen van een inkoopcontract is het aangeraden om enige basiskennis te hebben over verbintenissenrecht. Er komen namelijk veel voorwaarden, regels, rechten en plichten aan bod.

Checklist inkoopcontract met voorbeelden

Waar moet je allemaal op letten? Hieronder worden de onderdelen van een inkoopcontract stap voor stap afgegaan. De genoemde afspraken in onderstaande paragrafen zijn voorbeelden.

1 – Range van geldigheid

1.1: Deze voorwaarden gelden voor alle verzendingen die deze leverancier doet.

1.2: Veranderingen aan dit contract door een medewerker of een agent dienen schriftelijk door het management te worden aangedragen. iHier

De inkoper loopt hierdoor niet het risico dat er onderdelen worden veranderd zonder daar van af te weten. Alles dient door het management goedgekeurd te worden.

2 – Aanbod en leverdata

2.1: In geval van twijfel is een bestelling voldaan als het bezorgd is.

2.2: De aanbiedingen, leverings- en productiedata zijn niet bindend, behalve als ze door het management schriftelijk zijn toegezegd.

2.4: {Verkoper} behoudt het recht om deelleveringen te maken en deze apart op te sturen.

2.5: Als de koper veertien dagen na de betalingsdatum nog niet heeft betaald. Dan kan de kopende partij de levering niet meer annuleren. Deze zal dus betaald dienen te worden waarna {Verkoper} de gevraagde producten evengoed zal leveren.

Voor een inkoper is het van belang dat de leverdata op papier staan. Want als de levering te laat is en er niets op papier staat, kan er nergens aanspraak op worden gemaakt.

Regel 2.4 kan voor de inkoper een valkuil zijn als er een bepaald kledingstuk in de winkel moet hangen. Als dan achteraf blijkt dat dit kledingstuk bij een andere levering zit en deze pas over een week binnenkomt. Wanneer de inkoper achteraf gezien toch niet tevreden is met de bestelling zal het dit binnen veertien dagen moeten laten weten en indien nodig de bestelling annuleren. Want anders zal het volledige bedrag betaald moeten worden.

3 – Risico’s

3.1: Zodra de goederen het bedrijfsterrein verlaten, is de koper verantwoordelijk voor de goederen.

3.2: Bij een vertraagde levering blijft de koper verantwoordelijk.

Als inkoper is het dus essentieel om een goed transportbedrijf te regelen en daarnaast, om de risico’s te beperken, een verzekering af te sluiten.

4 – Zendingen en goederen in opdracht

4.1: Producten dienen binnen acht dagen na de factuur te worden teruggestuurd. Indien dit niet het geval is, is de verkoper in staat om dit in rekening te brengen.

4.2: De koper is verantwoordelijk voor als de producten in een slechtere staat worden teruggestuurd.

Net als bij 2.5 is het dus van belang om snel te reageren als er iets niet in orde is.

5 – Weigering van betaling

5.1: Als de koper de producten weigert te accepteren, nadat is aangegeven dat de producten worden verzonden, ,de verzending of bestelling uitstelt dan is de verkopende partij gerechtigd om een forfaitaire schadevergoeding van 20%, van het totale verkoopbedrag, te eisen. De verantwoordelijkheid om aan te tonen dat er minder schade is geleden ligt bij de kopende partij.

5.2: In het geval dat de koper de producten weigert wegens financiële redenen dan blijft regel 5.1 gelden.

Regel 5.1 is meer voor de leverancier aangezien deze zich op deze wijze probeert in te dekken tegen mensen die diverse producten bestellen en op het einde niet meer hoeven.

Voor de inkoper zal daarom 5.2 van groter belang zijn. Hieruit blijkt namelijk dat – als er ooit te weinig geld is – dat de bestelling niet zomaar geannuleerd of uitgesteld moet worden. Alleen wanneer er écht niet betaald kan worden, want dan is 20% uiteindelijk altijd nog minder dan het totale te betalen bedrag.

6 – Prijzen

Dit gaat over de prijzen op de facturen in euro’s. Ook kan vastgelegd worden dat de verpakkings- en transportkosten voor de verkopende partij zijn. Daarnaast dat er binnen vier maanden betaald dient te worden.

Voor de inkoper is voornamelijk het laatste van belang. Hier zal rekening mee gehouden moeten worden om een aanklacht te voorkomen.

7 – Betalingscondities

7.1: De levering van de bestelde producten komt samen met de factuur. Dit gebeurt echter pas als de kopende partij over voldoende krediet beschikt. Er kan contant, onder rembours of met een cheque betaald worden.

7.2: Als er binnen dertig dagen wordt betaald dan ontvangt de koper 3% korting op het te betalen bedrag.

7.3: Wanneer er te laat wordt betaald kan de verkopende partij het bedrag verhogen met 6%.

7.4: Deze vorderingen kunnen alleen worden gecompenseerd door rechtsgeldige of onomstreden claims of het recht op retentie.

Bij dit onderdeel is voor de inkoper regel 7.2 interessant want als er binnen dertig dagen wordt betaald, dan ontvangt de inkoper 3% korting. Wanneer het benodigde geld aanwezig is, kan er dus voor worden gekozen om direct te betalen en zo van deze korting gebruik te maken.

8 – Garantie

8.1: Klachten dienen schriftelijk binnen veertien dagen na de factuur te worden ingediend.

8.2: Wanneer de koper gedurende het proces een product heeft veranderd vervalt de garantie op dit product.

8.3: Afwijkingen die gebruikelijk zijn in de branche wat betreft kwaliteit en kleur van de outfit vallen niet binnen de garantie. Bij de kostuums vallen kleurafwijkingen aan de boven- en onderkant niet onder de garantie.

8.4: Op basis van een geval dat buiten de garantie valt is het niet mogelijk om de gehele bestelling te annuleren.

Ook bij dit punt is duidelijk te zien dat de leverancier zich zo ver als mogelijk probeert in te dekken. Voor de inkoper is het dus te hopen dat de kleding in de gewenste kleuren aankomen. Want als dit niet het geval is, dan kan hiervoor geen aanklacht worden ingediend.

9 – Eigendomsvoorbehoud

9.1: De producten blijven eigendom van de leverancier tot dat de bestelling en alle openstaande claims zijn betaald.

9.2: De verkoper heeft het recht om het product alvast te verkopen voordat het geleverd is. Echter mag dit niet gebeuren op basis van vertrouwen en mogen de producten niet als onderpand dienen voor een lening. Alle claims die de kopende partij ontvangt met betrekking tot de producten moeten worden doorgestuurd naar de leverancier. Dit om de veiligheid van de leverancier te waarborgen. De koper heeft het recht om een claim in te dienen als het producten is kwijtgeraakt echter behoudt de leverancier het recht om dit te accepteren of te weigeren. De klant dient bij een dergelijke claim wel de informatie te leveren die door de verkopende partij wordt gevraagd.

9.3: De automatische incasso stopt zodra de koper deze stopt zet. Hiervoor is geen expliciete verklaring van de leverancier nodig.

Voor de inkoper houdt het dus in dat als er een klacht binnenkomt, deze doorgestuurd dient te worden.

10 – Gegevensopslag

De verkopende partij slaat de informatie van de inkoper op en gebruikt deze voor zover dit mogelijk is volgens de officiële regels.

De verwachting is dat de leverancier met de beschikbare informatie vertrouwelijk omgaat.

11 – Gehanteerd wetboek

Dit is van belang wanneer de inkoper over de grens inkopen doet.

Hieronder vallen een aantal regels, allen met dezelfde roeping, namelijk dat in het geval van een Duitse leverancier – het Duitse wetboek wordt gehanteerd. De reden hiervoor is dat de leverancier in Duitsland is gevestigd. Geen op- of aanmerkingen.

Tips bij het opstellen en controleren van het inkoopcontract

Hieronder vind je belangrijke tips – voor zowel de inkoper als de leverancier.

1. Weet dat je als ondernemer een overeenkomst sluit met een andere ondernemer

Bij het opstellen van voorwaarden is het van belang om in het achterhoofd te houden met wie de verbintenis wordt aangegaan. Is het met de consument of met een ander bedrijf? Dit verschilt namelijk nogal op diverse punten.

Bij de geanalyseerde verkoopvoorwaarden is er sprake van een verbintenis tussen twee bedrijven. Hierdoor kan de verkopende partij het risico van de verzending overgedragen naar de koper. In het geval van bedrijf-consument is dit niet mogelijk aangezien de consument beschermd wordt door de overheid.

2. Laat geen tijwfel bestaan over terminologie

Wanneer de verhoudingen onderling helder zijn, dient er gekeken te worden naar de termen die gebruikt gaan worden. Als er sprake is van een conflict, dan is het essentieel dat hier duidelijkheid over is.

Want bijvoorbeeld het gebruik van “opdrachtgever” en “opdrachtnemer” kan in sommige gevallen discussies opleveren omdat niet duidelijk is wie de opdrachtgever en opdrachtnemer is.

Correct voorbeeld:
In de voorwaarden van een leverancier wordt er gesproken van ‘’our’’ en de ‘’purchaser’’. Waarbij de laatste degene is die bestelt heeft en betaald. In geval van conflicten is dus duidelijk waar de verantwoordelijkheden van de leverancier liggen.

3. Let op kernbedingen

Als de voorwaarden worden opgesteld, is het belangrijk om in het oog te houden wat allemaal wordt beschreven. Een van de dingen die bijvoorbeeld niet mogen worden opgenomen, zijn kernbedingen.

Dit zijn bepalingen die de kern van de overeenkomst raken. Deze dienen daarom opgenomen te worden in een individuele overeenkomst. Ter illustratie: bij een belbundel is de prijs geen kernbeding maar de inhoud (aantal MB’s bijvoorbeeld) wel.

4. Vermeld belangrijke (bedrijfs-)gegevens

Voor iedere overeenkomst geldt dat er duidelijkheid moet zijn over van wie deze is. In het beste geval staan er de bedrijfsnaam, het adres, postbus of postadres, het Kamer van Koophandel-inschrijfnummer en het e-mailadres op.

5. Houd rekening met de grijze en zwarte lijst

Naast de kernbedingen zijn er nog twee andere onderdelen waar rekening mee gehouden dient te worden. Dit zijn de grijze en zwarte lijst die betrekking hebben op het burgerlijk wetboek.

Op de zwarte lijst staan dingen die onredelijk bezwarend zijn en op de grijze lijst staan dingen waarvan vermoed wordt dat deze onredelijk bezwarend zijn. Indien er een van de dingen in de voorwaarden staat die op een van de lijsten staat, dan kunnen de voorwaarden nietig worden verklaard.

6. Houd de voorwaarden leesbaar

Een reden waardoor veel mensen de voorwaarden meestal niet lezen, is het gebruikte taalgebruik. De voorwaarden staan namelijk in de meeste gevallen vol met ingewikkelde begrippen en ouderwetse woorden.

Dit komt doordat het gemaakt wordt door juristen en deze over het algemeen in moeilijkere termen denken. Daarom is het belangrijk dat de andere partij het ook kan begrijpen.

7. Houd de voorwaarden kort

Een Engels gezegde is ‘’Less is more’’ en dit kan bij de voorwaarden ook gehanteerd worden. Er zijn diverse bedrijven met paginalange voorwaarden. Dit schrikt mensen en bedrijven af. Daarnaast zijn korte en bondige zinnen in de meeste gevallen eenvoudiger te begrijpen. Hierbij dient bij het maken van voorwaarden dus naar gekeken te worden.

8. Maak gebruik van artikel- en lidnummers

Dit heeft net – als het vorige punt – te maken met het gemak voor de lezer. Om het overzichtelijk te maken, kan er gebruik worden gemaakt van cijfers om regels eenvoudiger op te kunnen zoeken.

Op jouw onderneem-succes!