Wat zijn de belangrijkste risico’s die jij als ZZP’er moet kennen en aanpakken? We weten het allemaal: ondernemen en risico’s zijn haast onlosmakelijk met elkaar verbonden. Als ZZP’er heb je nu eenmaal geen zekerheden zoals een vast arbeidscontract, een vast salaris of een vanzelfsprekende pensioenopbouw. Maar dat wil niet zeggen dat je dan maar al je garanties overboord moet gooien. Met de onderstaande 7 tips kun je als ZZP’er onnodige juridische en financiële risico’s uitsluiten en ´s nachts een stuk lekkerder slapen.

Hoezo juridische risico’s?

Hoe groot of klein jouw onderneming ook is, met al je bedrijfsprocessen kun je juridische risico’s tegenkomen. Het kan dan om een verkeerde inkooptransactie gaan, een late levering of het faillissement van een grote debiteur terwijl je je daar niet voor hebt verzekerd. In tijden van economische crisis is dat echt niet ondenkbaar.

De grootste bedreiging van een onderneming is dat facturen niet worden betaald, dit kan het voorbestaan van je bedrijf in gevaar brengen. Een juridisch risico kan dus heel makkelijk uitlopen op een financieel risico.

Voordat we naar de tips gaan: breng die risico’s in kaart

Je kunt risico’s alleen vermijden als je precies weet wat die risico’s dan wel niet zijn. Begin dus met het maken van een lijstje van ‘worst case scenario’s’. Dat kunnen bijvoorbeeld situaties zijn als:

  • Een (grote) factuur die niet wordt betaald omdat de klant niet tevreden is of omdat ze liquiditeitsproblemen hebben;
  • Je leverancier levert veel te laat of niet volgens afspraak;
  • Je gebruikt slechte, onduidelijke contracten of maakt halfslachtige mondelinge afspraken waarbij de andere partij meer dan genoeg ruimte heeft om onder de gemaakte afspraken uit te komen;
  • Je maakt een fout. Hierdoor ben je aansprakelijk voor het niet kunnen leveren van de beloofde dienst of product;
  • Je voldoet niet aan de wet en regelgevingen die op jouw onderneming van toepassing zijn. Er ontbreken bijvoorbeeld een aantal vergunningen of je overtreedt onbedoeld de privacywetgeving.

Op basis van dit lijstje ga je stappen ondernemen om die risico’s zo klein mogelijk te maken. En daarbij komen de volgende tips van pas.

De 7 belangrijke tips tegen risico’s alz ZZP’er

alle juridische risicos voor zzpers

Tip 1: Kies de juiste rechtsvorm

Je kunt als ZZP’er natuurlijk voor het meest voor de hand liggende kiezen: de rechtsvorm van een eenmanszaak. Besef alleen wel dat je hiermee ook persoonlijk aansprakelijk voor de eventuele schulden van je bedrijf bent. Door voor een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid te gaan, zoals een coöperatie, een BV of een NV, houd je jouw privé- en zakelijke vermogen gescheiden.

Het is alleen wel zo dat je bij de rechtsvorm eenmanszaak fiscale voordelen hebt, onder andere de starters- en zelfstandigenaftrek. Als je voor een BV kiest, kun je daar geen gebruik van maken.

Overleg dus altijd met een accountant of boekhouder om je over de beste keuze te laten adviseren.

Tip 2: Zorg voor goede algemene voorwaarden

Nee, het is niet verplicht om algemene voorwaarden voor je onderneming op te stellen. Maar als je geen fan van zinloze onzekerheden bent, is het wel zo verstandig om ze toch door een specialist te laten maken.

Stel je bijvoorbeeld de volgende situaties maar eens voor:

  • Je bent grafisch ontwerper en hebt veel tijd gestoken in het ontwerpen van een volledig nieuwe huisstijl. Je hebt de ontwerpen naar de klant gestuurd, maar deze heeft het te druk om er goed naar te kijken en onthoudt zich wekenlang van een reactie. Als je in je algemene voorwaarden hebt vermeld dat je bij het uitblijven van een reactie toch na twee weken radiostilte je uren kunt factureren, loop je geen financiële risico’s.
  • Je hebt als freelance projectleider een prachtige klant binnengehaald waarbij je een half jaar lang iedere week 25 uur kunt factureren. Je past je planning hier op aan en houdt andere opdrachten af, want je gaat het flink druk krijgen. Op het laatste moment ziet de klant alleen van de opdracht af en zit je opeens tegen een halflege planning aan te kijken. Met goede algemene voorwaarden kun je dan in ieder geval toch nog een factuur voor geleden schade sturen.    

Je kunt natuurlijk een poging wagen om zelf je algemene voorwaarden op te stellen, maar bedenk wel dat je als leek nooit aan alle haken en ogen zult denken.

Tip 3: Ga nooit op basis van goed vertrouwen samenwerken

Al heb je nog zoveel vertrouwen in je nieuwe zakelijke partner en ben je er volledig van overtuigd dat jullie een vruchtbare samenwerking gaan hebben, het is toch verstandig om met een samenwerkingsovereenkomst goede afspraken op papier te zetten. Ook bij de beste samenwerkingsverbanden kan er namelijk wel eens iets faliekant misgaan. En dan is het wel zo prettig als je op waterdichte afspraken terug kunt vallen.

Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat je met een andere ZZP’er gaat samenwerken om een gezamenlijke klant te helpen. Maar wat gebeurt er als jouw partner zijn of haar afspraken niet nakomt? In zo’n geval kom jij voor extra werk te staan dat je in veel gevallen niet kunt factureren.

Met een samenwerkingsovereenkomst bescherm je je belangen en hoef jij je nergens zorgen over te maken, ook al maakt je partner er nog zo’n rommeltje van.

Ook voor een samenwerkingsovereenkomst geldt dat je deze in principe zelf op kunt stellen. Het advies blijft alleen hetzelfde: een specialist zorgt ervoor dat die overeenkomst écht waterdicht is.

Tip 4: Let op je privacyverklaring

We kennen allemaal die irritante cookiebanners die we automatisch wegklikken zodra we op een website komen. En natuurlijk heeft je eigen website ook zo’n banner, want dat hoort nu eenmaal zo. Maar als je alleen een cookiebanner hebt, ben je nog lang niet klaar en voldoe je niet aan de AVG. Met een doordachte privacyverklaring voorkom je niet alleen dat je onbetrouwbaar oogt, maar ook dat je een boete van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) krijgt.

Zo’n boete van de AP kan oplopen tot heel erg hoge bedragen: 20 miljoen euro of 4% van de jaaromzet. Nu zul je als ZZP’er niet snel met dit soort bedragen te maken hebben, maar hoe hoog het bedrag ook zal zijn: het is en blijft zonde van je geld.  Zo kreeg een orthodontiepraktijk in juni 2021 een boete van € 12.000,- voor een onbeveiligde website. En een lokale politieke partij ontving een boete van € 7.500,- voor het niet melden van een datalek. Je kunt vast wel nuttigere zaken bedenken om dat geld aan uit te geven, zoals bijvoorbeeld het laten opstellen van een échte privacyverklaring door een professional.

In een goede privacyverklaring geef je namelijk niet alleen aan welke cookies je op je website gebruikt, maar je legt ook uit hoe jouw onderneming of website gegevens van klanten en bezoekers verzamelt, behandelt en verwerkt. En dat is ook voor een ZZP’er van belang.

Tip 5: Sluit verzekeringen af

Als particulier heb je ongetwijfeld een zorgkostenverzekering, een inboedelverzekering, een autoverzekering en een uitvaartverzekering. Je wil nu eenmaal niet met financiële tegenvallers te maken hebben als je een been breekt of per ongeluk tegen de auto van de buurman botst.

Ondernemers kunnen zich ook verzekeren en daarmee verminder je de juridische en financiële risico’s van je bedrijf. De belangrijkste verzekering is de Beroepsaansprakelijkheidsverzekering of Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Voor sommige beroepen en branches is een dergelijke verzekering zelfs verplicht.

Als je dan bijvoorbeeld een verkeerde advies geeft, een verkeerde berekening maakt of schade bij een klant of opdrachtgever veroorzaakt ben je daar gewoon voor verzekerd.

Andere verzekeringen die je misschien ook zou kunnen overwegen zijn:   

  • Een arbeidsongeschiktheidsverzekering of crowdsurance (zoals bijvoorbeeld een broodfonds). Dit verzekert je tegen inkomensverlies bij ziekte en arbeidsongeschiktheid.
  • Een bedrijfsschadeverzekering dekt de schade als jouw onderneming door bijvoorbeeld wateroverlast of brand stil komt te liggen.
  • Een inventarisverzekering verzekert je naast brand- en waterschade ook tegen diefstal.
  • Een kredietverzekering verzekert tegen het risico dat een buitenlandse afnemer niet betaalt.
  • Een zakelijke rechtsbijstandverzekering dekt de juridische kosten van incassozaken, conflicten en ontslagzaken.
  • Een verzuimverzekering dekt de loonkosten van een zieke werknemer, ook in het geval er kosten voor re-integratie en verzuimbegeleiding zijn.
  • Een MKB verzuim-ontzorgverzekering dekt in principe hetzelfde als een verzuimverzekering, het is alleen aangevuld met ondersteuning tijdens het hele verzuimtraject.
  • Een transportverzekering verzekert je tegen het risico dat verzonden goederen tijdens het vervoer kwijtraken of beschadigen.
  • Een compagnonverzekering keert bij het overlijden van een compagnon een bedrag aan de achterblijvende compagnons uit zodat de onderneming geen gevaar loopt.

Deze verzekeringen zijn lang niet allemaal verplicht of noodzakelijk, het is afhankelijk van jouw eigen situatie wat het beste bij je past.

Tip 6: Houd je lopende contracten en voorwaarden in het oog

Het is goed mogelijk dat je een huurcontract voor een bedrijfsruimte of zelfs een heel bedrijfspand hebt. Maar als deze ruimte eigenlijk niet meer helemaal aan je wensen voldoet, dan is het wel belangrijk dat je je huidige contract op tijd opzegt. Je zit er anders zomaar een jaar of langer aan vast.

Daarnaast is er ook een kans dat je huurbaas het huurcontract opzegt omdat hij de ruimte of het pand op een lucratievere manier kan exploiteren. Laat huurcontracten dus altijd op tijd nakijken.

En het is ook niet de bedoeling dat je die algemene voorwaarden, overeenkomsten en privacyverklaring in een la legt om er vervolgens nooit meer naar te kijken. Tijden veranderen en jouw bedrijf groeit mee. Je richt je diensten of producten anders in, kiest voor een andere leverancier of samenwerkingspartner, je past je website aan of gaat voor een hele nieuwe site. In al dat soort gevallen hoor je jouw juridische documenten na te kijken om te controleren of alles nog klopt.

Tip 7: Zo worden je facturen altijd betaald

Als ZZP’er is je grootste risico dat je facturen niet (op tijd) worden betaald. Dit kan pittige financiële consequenties hebben, zeker als je geen of weinig buffer hebt. Met factoring betaalt een bank of factoringbedrijf tegen een vergoeding jouw facturen. Zij handelen de betaling daarna met jouw klant af, ook als er niet wordt betaald.

Er zijn verschillende vormen van factoring:

  • American factoring kun je al bij een of twee debiteuren afsluiten, de bevoorschotting (soms tot 97%) is alleen relatief hoog.
  • Bij reverse factoring verkoop je alleen de facturen aan de factormaatschappij die jouw kredietwaardige debiteur heeft goedgekeurd.
  • In het geval van traditionele factoring draag je je hele debiteurenportefeuille over aan een factoringbedrijf.

Nu klinkt traditionele factoring natuurlijk het beste, maar over het algemeen doorstaan alleen grote bedrijven met een omzet van minimaal 2,5 miljoen euro de toelatingseisen van factormaatschappijen. Als ZZP’er of MKB bedrijf kom je alleen in aanmerking voor american factoring en reverse factoring.

Bonustip: ken de belangrijkste rechten en plichten voor een ZZP’er

Veel zelfstandig ondernemers staan er niet bij stil, maar toch heb je als ZZP’er ook rechten. En plichten. In sommige gevallen kan dit je echt uit de brand helpen als je in een vervelende situatie zit.

Zo heb je wel degelijk recht op bijstand van de overheid als je geen eigen vermogen of buffer meer hebt terwijl je arbeidsongeschikt bent geraakt. Het is natuurlijk verstandiger om een arbeidsongeschiktheidsverzekering af te sluiten, maar als je dat nu niet hebt gedaan is de Bijstand voor Zelfstandigen (Bbz-uitkering) een goede noodoplossing.

Ook als ZZP’er mag je – als je onder een bepaalde inkomensgrens zit – toeslagen aanvragen. Denk daarbij aan zorgtoeslag, huurtoeslag, kinderopvangtoeslag en kindgebonden budget.

Daarnaast heb je recht op vergoeding van inkomensschade. Als je bij een opdrachtgever een bedrijfsongeval krijgt waar de opdrachtgever aansprakelijk voor is, dan moet degene jouw schadeposten vergoeden. En dat geldt ook voor inkomensschade, medische kosten en reiskosten.

Een opdrachtgever mag een ZZP’er niet zomaar ontslaan. Als zelfstandige heb je recht op ontslagbescherming, ook als het om een freelance contract gaat.

De belangrijkste plicht die jij als ZZP’ er hebt, is dat je aansprakelijk bent voor de schade die je per ongeluk veroorzaakt. Als jij bij je opdrachtgever zijn of haar laptop uit je handen laat vallen, moet jij (of je verzekeraar) de schade of eventueel letsel vergoeden.

Bonustip: blijf via handige kanalen up-to-date met de huidige wet- en regelgeving

Als ondernemer heb je dus met zowel financiële als juridische risico’s te maken, maar je beslist zelf hoe groot je deze risico’s wil maken. Als je de bovenstaande 7 tips opvolgt en op de hoogte van je rechten en plichten bent, heb je je zaakjes goed op orde.

Zorg er alleen wel voor dat je geen wijzigingen in wetten en regels mist. Neem dus regelmatig een kijkje op de volgende kanalen:

Op jouw succes!

Gerelateerd: lees verder...