Algemene voorwaarden opstellen voor een webshop [HowTo]

In dit artikel gaan we uitgebreid uitleggen hoe je algemene voorwaarden voor je webshop kunt opstellen. Het is wettelijk verplicht om algemene voorwaarden toe te voegen aan een webshop. Het is ook ontzettend handig, want het scheelt een hoop gedoe: het is voor de consument precies duidelijk wat de ‘spelregels’ zijn bij het aankopen van producten bij je. Aan het eind van dit artikel vind je een lijst met links naar website die templates aanbieden.

Veel voorbeeld-templates online

Je komt online een hoop voorbeeld templates tegen met voorbeelden van hoe algemene voorwaarden er op een webshop uitzien. Het voordeel van deze templates is dat het met een paar aanpassingen en eventuele toevoegingen al mogelijk is algemene voorwaarden op maat te maken.

Dit is het allerbeste template – direct te gebruiken >>

Waarom zijn algemene voorwaarden verplicht?

De voornaamste reden dat algemene voorwaarden verplicht is zijn is om de consument te beschermen. ‘Gewone’ winkels die je in de winkelstraat tegenkomt, moeten ook aan vele regels voldoen, maar het verschil is dat online aankopen doen een stuk anoniemer is. Je geld terugkrijgen is niet zo makkelijk als er iets mis is met het product dat je online besteld hebt. Daarom zijn de ‘spelregels’ van algemene voorwaarden ingesteld om klanten te beschermen.

Meer dan alleen regels over aankoop producten

Denk je aan algemene voorwaarden, dan denk je in eerste instantie misschien aan regels voor het leveren van producten van kwaliteit, maar wat je ook niet moet vergeten is dat een webshop een website is die persoonsgegevens verzamelt. In de privacy statement staat wat de webshop doet met jouw persoonlijke gegevens, zoals je thuisadres en telefoonnummer. De regels liggen vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG).

Hoe wordt er betaald (en geleverd)?

In de algemene voorwaarden vind je ook terug welke regels er gelden voor het betalen van producten online. Hoe lang heeft de consument bijvoorbeeld de tijd om na aankoop te betalen? Is betalen in termijnen mogelijk? De algemene voorwaarden vertellen ook hoe en wanneer het aangekochte product bij je geleverd moeten worden. Ook dit is tijdgebonden.

Hoe zit het met garantie?

Als je als consument een product koopt, heb je altijd recht op garantie, ook online. In de algemene voorwaarden vind je terug hoelang de garantie precies duurt en wanneer je er wel of niet recht op hebt. De webshop moet aan minimale eisen voldoen en mag de regels niet overtreden.

Wat als je een klacht hebt?

Mocht je een klacht hebben over de service van de webshop, dan moet het altijd mogelijk zijn deze aan de webshop te laten horen. In de algemene voorwaarden vind je hoe je je klacht tot de webshop kunt richten (welk e-mailadres je hier bijvoorbeeld voor gebruiken moet) en hoe de webshop de klacht verwerkt. Je moet minstens een antwoord met uitleg krijgen. Als je klacht uiteindelijk wordt afgewezen, moet het duidelijk zijn waarom dat is.

Wat als de prijzen veranderen?

Prijzen mogen niet zomaar veranderen. Het is natuurlijk wat anders als je een los product wilt kopen dat de ene dag 10 euro is en de volgende 11 euro, dan wanneer je vastzit aan een abonnement. Om verschillende redenen kan het zo zijn dat de kosten van je abonnementen verhoogd worden, bijvoorbeeld om de inflatie te verrekenen, of omdat de webshop meer kosten moet maken om dezelfde service aan te kunnen blijven bieden. Uitleg is altijd nodig.

Wie is aansprakelijk?

Zowel de consument (jij, de klant) als de webwinkel hebben bepaalde verantwoordelijkheid. In de algemene voorwaarden moet je terug kunnen vinden wat je rechten en plichten zijn. Mocht er een conflict ontstaan, dat moeten de algemene voorwaarden duidelijkheid geven in wie er fout zit. Als één partij zijn verantwoordelijkheid niet genomen heeft, dan is die vaak schuldig.

Het belang van een geldigheidsverklaring

Algemene voorwaarden in je webshop hebben is pas stap één. Vervolgens moet je ervoor zorgen dat die algemene voorwaarden geldig worden verklaard. De klant moet vóór de aankoop van een product of dienst de kans hebben de algemene voorwaarden in te zien. Eigenlijk moet je er als klant niet omheen kunnen. Algemene voorwaarden verschijnen daarom vaak als pop-up waarbij je eerst op “akkoord” moet klikken voor je verder kunt.

Nieuwe klanten akkoord vragen

Een klant die voor het eerst iets in de webshop koopt, kun je bij bestelling of bij inschrijving verplichten de algemene voorwaarden te accepteren. Dit doe je door middel van een “check box” – de klant moet een hokje aanvinken en aangeven dat hij of zij met de algemene voorwaarden akkoord gaat. De check box mag van te voren nog niet aangevinkt zijn, dit moet de klant helemaal zelf doen, anders is de bevestiging wettelijk gezien niet geldig.

Wat als je nieuwe algemene voorwaarden opstelt?

Als je nieuwe algemene voorwaarden opstelt, zijn deze niet automatisch van toepassing op de klanten die je al had. Wil je dat de nieuwe algemene voorwaarden ook op je bestaande klanten van toepassing zijn, dan zul je ze opnieuw om akkoord moeten vragen. Het handigst is de vernieuwde algemene voorwaarden bij te voegen bij de volgende bestelling die ze plaatsen.

Inschrijven bij de KvK

Als je een webshop opent, moet je deze bij de KvK (Kamer van Koophandel) inschrijven. Het is verstandig hier ook je algemene voorwaarden onder te brengen. Mocht er een conflict ontstaan over of je wel of niet de algemene voorwaarden hebt overtreden, dan kun je de kopie die bij de KvK ligt altijd als bewijs aanvoeren. Je toont zo ook aan dat je tussentijds niet stiekem de algemene voorwaarden in je eigen voordeel hebt aangepast (wat anders best mogelijk is).

Laat algemene voorwaarden vóór eerste aankoop zien

Wist je dat je wettelijk verplicht de algemene voorwaarden te laten zien voor een klant zijn of haar eerste inkoop doet? Zo toon je aan dat de klant met je algemene voorwaarden in contact is gekomen en precies wist (of in ieder geval kón weten) welke rechten en plichten hij of zij had. Je moet de algemene voorwaarden zo aanbieden dat de klant ze zelf ook kan opslaan en eventueel uit kan printen. Met andere woorden: je houdt ze recht onder de neus.

Wat is vernietigbaarheid?

Van vernietigbaarheid is sprake als blijkt dat je de klant niet goed verwezen hebt naar de algemene voorwaarden. Je hebt deze bijvoorbeeld niet vóór, maar ná de aankoop laten zien. Of je hebt niet goed duidelijk gemaakt aan de klant waar op de website de voorwaarden te vinden zijn. Om vernietigbaarheid te voorkomen, deel je bijvoorbeeld op de bestelpagina een link.

Wat als je cookies gebruikt?

Cookies zijn een relatief nieuw fenomeen in de online wereld. Cookies worden ook wel “trackers” genoemd. Hiermee kun je je website zo soepel mogelijk laten verlopen. Ook worden cookies ingezet om zo gericht mogelijk informatie te kunnen geven aan klanten. Dankzij cookies krijgt bijvoorbeeld niet iedereen dezelfde reclame te zien, maar krijgt elke klant alleen die reclame te zien die het beste bij hem of haar (als doelgroep) aansluit.

Een cookie verklaring toevoegen

Om de klant te laten zien hoe je van cookies gebruik maakt, kun je het beste ook een cookie verklaring toevoegen. Deze verklaring ziet de klant meestal direct wanneer hij of zij de site voor het eerst opent. Hier is het vaak ook (gedeeltelijk) mogelijk het cookiegebruik zelf in te stellen.

De privacy verklaring is ook verplicht

Heb je een webshop? Dam moet je ook een privacy policy toevoegen aan je website. Hierin laat je precies zien hoe jouw webshop de persoonsgegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en zelfs bankgegevens) deelt. Net als de algemene voorwaarden kun je een privacy policy op verschillende plekken online laten opstellen. Soms maakt de privacy verklaring onderdeel uit van de algemene voorwaarden en hoef je deze niet apart op te stellen.

Wat is bewijsplicht en waarom is het belangrijk?

Het kan zijn dat je in discussie raakt met een klant die meent dat hij of zij oneerlijk behandelt is. Als dat niet het geval is, moet je dit met behulp van de algemene voorwaarden kunnen aantonen. Wist je dat jij (als webshop eigenaar) degene bent die wettelijk verplicht is te bewijzen dat er een overeenkomst bestaat tussen jou en de klant en welke voorwaarden hierbij horen? Jij moet bewijzen dat de klant geen gelijk heeft, op basis van de voorwaarden.

Belang van back-ups

Je kunt op verschillende manieren back-ups van je administratie en algemene voorwaarden maken. Je kunt deze bijvoorbeeld onderbrengen bij een rechtbank of bij de KvK. Het belang van de back-up is dat je in het geval van een crash niet al je noodzakelijke gegevens kwijt bent.

Wat is productaansprakelijkheid?

Productaansprakelijkheid betekent dat jij verantwoordelijk bent voor de kwaliteit van het product. Je bent productaansprakelijk als jij de producten zelf gemaakt hebt, maar wettelijk gezien ben je ook “producent” als jij producten inkoopt en die vervolgens onder eigen label verkoopt. Producten importeren van buiten de EU? Ook dan ben je productaansprakelijk.

Gebruik een algemene voorwaarden generator

Hieronder vind je links naar veel gebruikte algemene voorwaarden generators. Voor een klein bedrag kun je in een halfuur tijd je eigen algemene voorwaarden laten opstellen op basis van een ‘format’. Aan dit format hoef je nog maar een paar bedrijfsspecifieke details toe te voegen, om hem 100% op jouw webshop van toepassing te maken. Bij de tools vul je simpelweg wat antwoorden in, waarna er automatisch een document voor je gemaakt wordt.