Hoe maak ik een factuur? Aan welke criteria moet deze voldoen?

Een factuur maken een uitdaging? Niet als je dit artikel leest. In dit artikel gaan we namelijk uitgebreid uitleggen hoe het precies moet. Je klant een factuur sturen is niet altijd nodig, maar vaak wel wenselijk. Je kunt de factuur ook als bewijs zijn dat bij bepaalde diensten bepaalde prijzen horen. Wat je in een factuur moet zetten, leer je in dit artikel ook. Plus je krijgt tips.

Rol van de Belastingdienst

Wist je dat de Belastingdienst bepaalde eisen stelt aan facturen? Als je hier niet aan voldoet, kun je van de btw-aftrek geen gebruik maken. Een factuur is eigenlijk gewoon een rekening. De twee woorden betekenen ook hetzelfde. Bij een factuur hoort een offerte. Het verschil zit hem in het moment waarop je hem geeft: de offerte geef je als aanbod, voor de opdracht begint: je belooft tegen een bepaalde prijs een bepaalde dienst te verlening. De rekening komt erna.

‘Ingrediënten’ van een factuur

Zoals gezegd, moet een factuur aan een aantal eisen voldoen:

  • Het KVK(Kamer Van Koophandel)-nummer van je onderneming moet erop vermeld staan

  • Ook moet je btw-identificatienummer en het btw-bedrag terug te vinden zijn

  • Daarnaast vermeld je de factuurdatum plus het factuurdatum

  • Plus de datum waarop de dienst geleverd is

  • Je geeft je eigen naam en adres, plus die van je klant

  • De goederen en/of diensten die je geleverd hebt

  • Wat je voor die goederen/diensten of uren werktijd in rekening brengt.

De vereenvoudigde factuur

Er bestaat ook zoiets als de vereenvoudigde factuur. Deze mag je alleen gebruiken als het totaalbedrag (inclusief de btw) minder dan 100 euro is. Op de vereenvoudigde factuur moet het volgende staan:

  • Je eigen naam en je adresgegevens
  • De datum van uitgave
  • De geleverde goederen en/of diensten
  • Het totale btw bedrag.

KOR: Kleine Ondernemingsregeling

Het kan zijn dat je van de Kleine Ondernemingsregeling gebruik maakt. In dit geval voldoet een factuur aan precies dezelfde eisen als de facturen die wel btw in rekening brengen. Het enige verschil is dat je op de KOR factuur de vermelding “btw vrijgesteld” moet plaatsen.

Zorg voor een duidelijke opmaak

Je factuur moet overzichtelijk zijn. Het moet direct zichtbaar zijn want het totaalbedrag en de geleverde diensten zijn. Ook de overige vereiste informatie moet gemakkelijk te vinden zijn. Geef extra aandacht aan je logo en je bedrijfsnaam. Maar ook de betalingstermijn moet goed zichtbaar zijn. Kies voor een vast format dat je bij elke factuur kunt gebruiken. Je hoeft dan niet elke factuur helemaal opnieuw te maken, maar kan specifieke informatie invullen.

Wacht niet met je factuur

Het is het beste je factuur direct nadat de opdracht is afgerond te versturen. Wist je dat de Belastingdienst een zogenaamde “Uitreikingsdatum” bepaald heeft: deze is de 15e van de eerste nieuwe maand nadat je het product of de dienst geleverd hebt. Vóór die tijd moet je de factuur aan de klant hebben opgestuurd. Het wil niet zeggen dat je meteen betaald krijgt. Soms moet je een reminder sturen. Stuur je geen reminder, dan zal de factuur uiteindelijk verlopen.

Uiterste betaaldatum vermelden

In je offerte zet je ook wat de uiterste datum is waarop aan jou mag worden uitbetaald. Heb je een webshop, neem de uiterste betaaldatum dan ook in de algemene voorwaarden op.

De AVG: Algemene Gegevens Verordening

In mei 2018 ging de AVG Privacywet in. Deze is op alle ondernemers – op alle personen die met persoonsgegevens werken – van toepassing.  Als je voor je facturen en administratie de gegevens van klanten of potentiële klanten gebruikt, moet je kunnen aantonen waarvoor je deze precies gebruikt en hoelang je ze bewaart. In het ergste geval riskeer je een boete van de AVG.

Voordeel van een e-factuur

E-factuur is een afkorting van elektronische factuur. Dit is iets anders dan een factuur die is gescand. Een e-factuur heeft het formaat XML. Maak je van zo’n XML-format gebruik, dan garandeer je dat de factuur via de beveiligde server wordt verzonden en in goede orde wordt ontvangen. Op de e-factuur zie je vereiste gegevens op een vaste plek verschijnen. Deze beschikken ook over een eigen codering. De factuur wordt automatisch verwerkt in je administratie.

Wanneer een e-factuur?

Een e-factuur is meestal nodig als je met overheden als provincies, gemeentes en met de waterschappen zaken doet. Je doet dit onder andere via PEPPOL, wat een afkorting van Pan-European Public Procurement On-Line is. PEPPOL is geheel AVG-proof. Binnen de Europese Unie is dit een beveiligd netwerk. Let op: voor je toegang tot PEPPOL krijgt, vindt strenge controle plaats. Een verstuurde e-factuur komt meteen in de boekhouding van de ontvanger terecht.

Het bewaren van facturen

Wist je dat je facturen niet zomaar mag weggooien als ze eenmaal betaald zijn? Je bent zelfs wettelijk verplicht ze te bewaren en dat maar liefst zeven jaar. Als je factuur over onroerend goed gaat, moet je ze maar liefst 10 jaar bewaren. Het word je aangeraden behalve een papieren versie van facturen te maken, ze ook digitaal op te slaan. Bewaar een kopie van al je facturen.

Factuur maken met WeFact

WeFact helpt je met het opstellen van formats voor facturen en het invullen van facturen. Een voordeel van het gebruik van een programma als WeFact, is dat je niet elke format zelf vanaf het begin af aan hoeft op te stellen. Je maakt gebruik van een format dat al voor 80% af is.

Voordelen van WeFact

  • Als de betaaltermijn is verstreken, krijg je van WeFact een alert

  • Een betalingsherinnering is met één muisklik verstuurt

  • Je maakt eigen facturen in een huisstijl (dankzij de huisstijl editor)

  • Ook kun je facturen onder verschillende handelsnamen of in andere talen opstellen

  • De e-factuur is direct via onder meer iDeal en creditcard te betalen, of via automatisch incasso

  • Je krijgt een gratis koppeling met de KVK voor het snel toevoegen van nieuwe klanten

  • Je krijgt een actueel overzicht van inkomsten, uitgaven en btw-bedragen

  • Via het ECB komt koersinformatie van ruim 20 verschillende valuta binnen, waardoor je ook in andere valuta facturen kunt aanmaken

  • Je kunt WeFact 30 dagen gratis uitproberen.

Of verstuur facturen via Rompslomp

In tegenstelling tot de naam doet vermoeden, gaat facturen versturen met Rompslomp heel eenvoudig. Rompslomp heeft verschillende voordelen ten opzichte van het zelf opstellen en versturen van een factuur:

  • Je maakt je digitale factuur gemakkelijk in huisstijl

  • Je kunt al je facturen als PDF downloaden en direct naar klanten versturen

  • Maak gebruik van iDeal en andere handige betaalmethoden

  • Facturen worden online en beveiligd opgeslagen, plus gratis verwerkt in je boekhouding

  • Je krijgt een overzicht van welke facturen betaald zijn en welke niet

  • Factuurkortingen ken je gemakkelijk toe aan klanten

  • Kies eventueel voor abonnementen of periodieke facturen

  • Btw op facturen wordt automatisch verrekend

  • Facturen in andere valuta kun je ook gemakkelijk opstellen.

De Factuur template van Word gebruiken

Niet veel mensen weten het, maar Word heeft een eigen factuurtemplate. Dit template van Word is vooral een slimme optie voor ZZP-ers die weinig gebruik maken van facturen. De voordelen:

  • Het Word factuur template is gratis

  • Maak gebruik van factuurvoorbeelden voor het opstellen van een eigen factuur

  • Gebruik verschillende opmaakfuncties

  • Logo’s kunnen worden ingevoegd

  • Je kunt de facturen van Word vervolgens opslaan als Pdf-bestand.

Excel als factuur methode

Naast Word is Excel natuurlijk ook uitermate geschikt voor het opstellen van facturen. Ook Excel maakt gebruik van verschillende voorbeeldsjablonen die je geheel naar eigen hand kan zetten:

  • Je maakt facturen helemaal gratis

  • Of kies voor een aangepaste factuur

  • Voor nog meer gratis sjablonen ga je naar Office.com

  • Een factuur is in Excel in drie stappen gemaakt:
  1. Je kiest eerst voor “Nieuw Bestand”

  2. Zoek in de galerie en klik vervolgens op “Facturen” – kies nu het sjabloon uit dat het meest na je smaak in

  3. Vul je persoonlijke en bedrijfsgegevens in.

Een online factuurprogramma gebruiken

Een andere optie is kiezen voor een online factuurprogramma. Dit bespaart je een hoop tijd en verkleint bovendien de kans dat je fouten maakt. Er zijn flink wat verschillende online factuurprogramma’s die je kunt uitproberen. Dat kan vaak ook gratis (via een proefperiode).

DigiBTW uittesten

Eén optie om te overwegen is DigiBTW. Je stelt gemakkelijk een factuur samen en verstuurt deze vervolgens direct via mail. Je kunt de factuur opslaan als UBL of PDF. In de app is het bovendien mogelijk uren- en rittenregistratie bij te houden. Kortom: alle basics vind je hier terug.

Gripp uittesten

Gripp is een programma dat grip geeft op je inkoopfacturen. Je maakt je facturen snel en precies. Het programma houdt ook de status bij van verstuurde facturen. Je krijgt een notificatie als een factuur nog niet betaald is, zodat je een herinnering of aanmaning kunt sturen.

Fiscus.nl uittesten

Ook Fiscus.nl maakt het mogelijk snel en gemakkelijk verschillende facturen en offertes op te stellen. Dat kan in een eigen huisstijl. Maak gebruik van een speciale actie en krijgt liefst 15 maanden gratis.

Of maak gebruik van e-Boekhouden.nl

Ook via e-Boekhouden.nl kun je facturen in huisstijl maken en versturen. Je klanten kunnen de facturen eenvoudig met iDeal betalen. Wist je dat e-Boekhouden.nl gratis is voor iedere starter?

Een factuur binnen de EU versturen

Als je buiten Nederland, maar binnen de EU een factuur verstuurt, wordt er onderscheid gemaakt tussen ondernemers en particulieren. Partijen zonder btw-nummer worden automatisch als particulier gezien. Voor hen geldt het Nederlandse btw-tarief. Partijen met btw-nummer worden als ondernemer gezien. Je bent verplicht hun btw-nummer zelf te controleren. De btw wordt in de meeste gevallen naar het land van je klant verlegd.

En buiten de EU?

Buiten de Europese Unie gelden weer andere regels. Wil je zeker weten dat je alles volgens de regels doet? Maak gebruik van de rekenhulp die je op de website van de Belastingdienst terugvindt.

Een factuur opstellen: YouTube biedt hulp

De Kamer van Koophandel heeft een handige video voor jou online gezet waarin je in vijf stappen (en in tweeënhalf minuut tijd) wordt uitgelegd hoe je een factuur kunt maken:

Op jouw succes!

Gerelateerd: lees verder...