Hoe maak ik een offerte en wat moet erin staan?

Benieuwd hoe je een goede en volledige offerte maakt? In dit artikel delen we hoe je dit moet aanpakken en geven we de nodige tips. Offertes komen in het bedrijfsleven veel voor. Als je een bedrijf runt of een zelfstandig ondernemer bent, zul je ze regelmatig moeten opstellen. Wist je dat het niet verplicht is offertes te maken? Toch wordt het veel gedaan en niet voor niets: offertes geven duidelijkheid in de service die je levert en wat dit de klant gaat kosten.

Of kies een mondelinge afspraak

Wist je dat een mondelinge afspraak net zo rechtsgeldig is als een ondertekende offerte? Je hebt de offerte dus niet nodig om de afspraak bindend te maken. Offertes worden vooral gebruikt voor grote, complexe opdrachten waar langere tijd overheen gaat. Bijvoorbeeld als je veel verschillende diensten tegelijkertijd aanbiedt. Mocht er een conflict ontstaan of iets niet helemaal duidelijk worden, dan kun je altijd terugvallen op de offerte om duidelijkheid te geven.

Wanneer is een offerte niet nodig?

De offerte wordt ook gebruikt om een overzicht van de totale kosten te geven. Stel: je auto heeft schade, dan is de kans groot dat de monteur eerst in kaart brengt wat er allemaal vervangen of hersteld moet worden. Om je een beeld van de totale kosten te geven, krijg je een offerte. Zonder offerte is het van tevoren niet duidelijk wat je moet betalen. Laat je alleen een spiegeltje vervangen? Dan kan de monteur je direct vertellen wat dit gaat kosten.

Wat neem je in de offerte op?

In de offerte bepaal je het gewenste resultaat voor beide partijen. Voeg deze zaken toe:

  • De identiteit en contactgegevens van beide partijen (de persoon/instantie die de dienst verleent, of de producten levert en de persoon/instantie die hiervoor betaalt)
  • Een samenvatting van de precieze opdracht
  • De stappen van de opdracht (in het voorbeeld van het herstel van de beschadigde auto brengt de monteur in kaart welke ingrepen hij aan de auto gaat verrichten)
  • De precieze kosten en de opbouw van de kosten
  • Hoe lang de offerte geldig is (geldigheidsduur)
  • De akkoorddatum (op welke datum gingen beide partijen met de opdracht akkoord?)
  • Een verwijzing naar de algemene voorwaarden (waar kun je de algemene voorwaarden vinden?).

Wanneer is de offerte geldig?

Officieel is de offerte geldig als beide partijen “akkoord” hebben gegeven. Dit kan dus ook mondeling. Maar ja, als er later een conflict ontstaat, hoe ga je dan bewijzen dat er akkoord was? Een offerte is meestal maar beperkt houdbaar (net als een pak melk). Om de offerte geldig te maken, moet de klant voor die uiterste houdbaarheidsdatum hebben ondertekend. Dit gebeurt met een handtekening, de geschreven datum van tekening en de plaatsnaam.

Ook mogelijkheid digitaal te tekenen

Vandaag de dag zijn er ook mogelijkheden offertes digitaal te ondertekenen. Dat is handig als je bijvoorbeeld ver van elkaar afwoont en elkaar niet zomaar in persoon kunt ontmoeten. Digitaal ondertekenen bespaart een hoop tijd. De geldigheid van de offerte kan ook worden aangetoond uit bijvoorbeeld e-mailverkeer. Maar… Hoe bewijs je dat alle mails gelezen zijn?

Maak een kopie

Het wordt altijd aangeraden – zeker bij grotere klussen – om ook een kopie van de offerte te maken, nadat deze is ondertekend. Zo kun je zelf een exemplaar houden en er één aan de klant geven.

Je offerte verbeteren: peil verwachtingen

Het kan zo zijn dat je opdrachtgever geen complete offerte hoeft te zien, maar dat deze ook met een prijsindicatie genoegen neemt. Handig, want het opstellen van zo’n offerte kost flink wat tijd. Het aanvragen van offertes gebeurt vaak ook voor de vorm. Wil je zeker weten of je een serieuze kandidaat voor de opdracht bent? Vraag dan of een offerte wel echt nodig is.

Blijven doorvragen

Opdrachtgevers van grote opdrachten zullen bijna altijd meerdere partijen benaderen. Om te weten of je een écht serieuze kandidaat bent, kun je het beste doorvragen. Zorg ervoor dat je een precies beeld krijgt van wat de opdrachtgever precies wilt, wat het budget en de planning hiervoor zijn. Zorg ervoor dat je in de offerte aan alle wensen van de opdrachtgever voldoet.

Toom je enthousiasme in

Té gretig zijn, is nooit aan te raden. Dit kan namelijk tegen je werken. Bijvoorbeeld als de opdrachtgever het idee krijgt dat je de opdracht éxtra graag wil hebben. Dat geeft je geen sterke uitgangspositie in de onderhandelingen. De opdrachtgever kan dan een lagere prijs afdwingen die je misschien wilt hebben. Zomaar korting uitdelen is een slecht idee. Straks verwacht deze opdrachtgever dat dit hoge tarief de standaard is als hij bij jou zakendoet.

Hou het concreet

Een pijnpunt in veel onderhandelingen is het bestaan van misverstanden tussen vrager en aanbieder. Laat precies zijn welke prijs je rekent voor je producten of je diensten. Maak duidelijk wat dit product of de dienst precies inhoudt. Wat heel belangrijk is om te delen, is of je gebruik maakt van extra (verborgen) kosten. De klant zal dit hoe dan ook willen weten. Deel welke betalings- en leveringsvoorwaarden je als bedrijf hanteert en wie aansprakelijk is voor wat.

Gedetailleerde opdrachtbeschrijving

De opdrachtomschrijving “auto herstellen” is wat vaag. Deel daarom met de klant welke acties je precies gaat ondernemen, welke ingrepen je gaat doen om de auto weer tiptop in orde te maken. Breng de individuele ingrepen aan de auto in kaart. Laat zien hoe je te werk gaat. Door je expertise te delen, vergroot je ook het vertrouwen dat de klant in jou heeft.

Doe de opdrachtgever versteld staan

Waarom kiezen voor een ‘kale’ standaardofferte als je ook iets speciaals kunt creëren? Wat dacht je bijvoorbeeld van het leveren van maatwerkservice of de levering van een extra product. Je kunt de betalingsvoorwaarden ook aanpassen om ze op de specifieke situatie van de opdrachtgever aan te laten sluiten. Of maakt het mogelijk jouw producten te leasen.

De aanhouder wint

Nog geen antwoord gekregen op je offerte? Waarom dan niet zelf nog een keer contact opnemen met de opdrachtgever om te achterhalen of die echt geïnteresseerd is in je? Wil je serieus genomen worden? Dan is het soms noodzakelijk zelf de eerste stap te zetten. Door zelf contact op te nemen, kun je bovendien een klant die twijfelt definitief over de streep trekken.

Hoe controleer je hoe financieel betrouwbaar de klant is?

Wist je dat je de kredietwaardigheid van je opdrachtgever kunt achterhalen in het KVK Handelregister? Is je klant een BV? Dan controleer je hier eenvoudig de financiële gegevens van. Als het een CV, Vof, of Eenmanszaak betreft, controleer je de tekenbevoegdheid van de onderneming. Mocht er sprake zijn van een faillissement, dan zie je dit ook terug in het Handelregister. De financiële betrouwbaarheid controleer je ook via kredietverstrekkers.

Uurtarieven bepalen

Veel ondernemers vinden het lastig een goed uurtarief te bepalen. Dat is ook niet zo gek, want als je te laag zit, doe je jezelf te kort en als je te hoog zit, wil niemand zaken met je doen. Gelukkig kan de KVK ook hierbij uitkomst bieden. Op KVK.nl vind je namelijk advies voor het bepalen van een geschikt uurtarief, specifiek voor de diensten die jij als bedrijf levert.

Hoe zit het met aanbetalingen?

Wist je dat je een aanbetaling mag vragen als je een product aan een consument verkoopt? Let wel op: het bedrag van de aanbetaling mag maximaal 50% van het gehele bedrag zijn. Als je gebruik maakt van aanbetalingen, neem dat in de algemene voorwaarden op. Onthoud: voeg een verwijzing naar de algemene voorwaarden toe. Je mag een aanbetaling alleen verplichten voor producten, niet voor diensten. Vindt de transactie tussen twee bedrijven plaats?

Hoe kun je de offerte het beste versturen?

Het digitaal versturen van offertes heeft verschillende voordelen: dit scheelt een hoop tijd en het is makkelijker om er kopieën van te maken. Zoals gezegd, kunnen offertes ook prima digitaal ondertekend worden. Verstuur de offerte bij voorkeur via e-mail en maak gebruik van PDF. Waarom PDF? Omdat andere mensen niets kunnen aanpassen, zonder dat jij dit te weten komt. Voorzie de mail van een begeleidende tekst met informatie over de offerte.

Wat moet er in een offerte staan? Hulp van YouTube

Misschien wel de beste raadgever die je in Nederland zult vinden op het gebied van offertes is natuurlijk de Kamer van Koophandel en laat de KvK nu net een eigen YouTube kanaal hebben met een precieze uitleg.

Gerelateerd: lees verder...