Wanneer moet ik me inschrijven bij de KVK?

In dit artikel vertellen je wanneer en hoe je je bij de Kamer van Koophandel (KVK) moet inschrijven. Je bent officieel pas ondernemer als je aan een aantal vaste criteria voldoet. Om met de deur in huis te vallen: je dient diensten of producten te leveren en hierop winst te maken. Een hobby kan soms sterk op een onderneming lijken, maar als je dit voor de lol doet en er geen geld mee verdient, ben je officieel geen ondernemer en hoef je je ook niet in te schrijven.

Drie cruciale criteria

De Kamer Van Koophandel hanteert drie kerncriteria van een onderneming:

  • Je bent ondernemer als je producten en/of diensten levert
  • Als je voor die producten of diensten een commerciële prijs vraagt of geldt verdient aan een uurtarief
  • En als je zaken doet met mensen buiten je vrienden- en familiekring om. Je gaat bovendien met concurrenten (andere ondernemers) concurrentie aan voor gelijke diensten.

Wat wordt bedoeld met “commerciële prijs”?

Eén van de voorwaarden om je als ondernemer in te moeten schrijven bij de Kamer Van Koophandel is dat je een commerciële prijs hanteert. Hiermee wordt bedoeld dat de prijs van je product of dienst hoger ligt dan de kostprijs voor jou. Je vraagt een geldbeloning voor je arbeid.

Je bent ondernemer als je…

Tijd en/of geld in de start en de groei van je bedrijf steekt, als je regelmatig werkzaamheden uitvoert (er moet geen sprake zijn van een eenmalige opdracht) en je voor meer dan één opdrachtgever werkt. Om als ondernemer aangemerkt te worden, moet je voor minstens drie opdrachtgevers werken. Een ondernemer is bovendien iemand die zelf zijn plan van aanpak kiest en die ook zelf bepaalt wanneer het werk wordt uitgevoerd. Vrijheid speelt een grote rol.

Inschrijven bij de KVK: hoe doe je dat?

Jezelf inschrijven bij de Kamer van Koophandel kan best uitdagend zijn. Gelukkig zul je niet de eerste zijn en weten ze bij de KVK precies hoe ze je te woord moeten staan. Je begint je inschrijving met behulp van een handig inschrijfformulier. Dit formulier vind je op de KVK website.

  • Kies op het formulier voor “Bedrijf”
  • Selecteer nu de rechtsvorm die op jou van toepassing is (werk je in je uppie, dan kies je natuurlijk voor ZZP-er)
  • Vul de gegevens op het formulier correct en zo volledig mogelijk in
  • Je inschrijving is pas definitief als je via DigiD een afspraak hebt ingepland bij je lokale Kamer van Koophandel-kantoor.

Op welk moment is inschrijving nodig?

In de regel geldt dat je je bedrijf een week vóór of een week na het starten van de eerste bedrijfsactiviteiten inschrijft bij de KVK. Jezelf eerder inschrijven mag ook. Schrijf je uiterlijk drie maanden voor je startdatum in. Je afspraak is maximaal acht weken nadat je deze hebt ingepland. Wist je dat je je als ondernemer bij elk KVK-kantoor in het land kunt inschrijven? Als je eenmaal geregistreerd bent, krijg je hiervan een schriftelijke bevestiging plus een factuur.

Wat als je niet aan de inschrijfeisen voldoet?

Het kan zijn dat je zo nu en dan wat extra inkomsten verdient met activiteiten zonder dat je aan de specifieke inschrijfeisen van de Kamer Van Koophandel voldoet. In dat geval hoef je je ook niet in te schrijven. De Belastingdienst kan je vertellen over je voor je activiteiten btw moet rekenen. Soms is het mogelijk van de KOR (Kleine Ondernemings Regeling) gebruik te maken.

Zelfstandigheid of schijnzelfstandigheid?

Schijnzelfstandigheid houdt in dat je officieel als ondernemer te werk gaat, maar in feite in loondienst werkt. Een andere benaming is het “verkapt dienstverband”. Dit kan voorkomen als je eigenlijk maar voor één opdrachtgever opdrachten aanneemt. Deze opdrachtgever komt dat verplichtingen naar de Belastingdienst niet na, maar ook niet naar jou. Er worden geen loonbelastingen of premies voor je afgelegd. Voor meer informatie kijk je bij de wet DBA.

Hoeveel kost een inschrijving bij de Kamer Van Koophandel?

Jezelf inschrijven bij de KVK is helaas niet gratis. Gelukkig zijn de kosten eenmalig. Op moment van schrijven betaal je voor een inschrijving 51,95 euro. Je kunt eventueel kiezen voor een extra gewaarmerkt uittrekstel van het Handelsregister Kamer van Koophandel. Dit kost je 15,60 euro extra. Je krijgt het uittreksel direct. Als ZZP-er heb je dit meestal niet nodig.

Wat moet je doen ter voorbereiding op je inschrijving?

Voor je je inschrijft bij de Kamer Van Koophandel moet je het volgende al gedaan hebben:

  • Een bedrijfsnaam hebben bedacht

Let op: een bedrijfsnaam moet aan een aantal regels voldoen. Je mag bijvoorbeeld geen merknamen van anderen gebruiken. Je bedrijf “Coca Cola Plus” of “Nike Gold” noemen, is dus niet toegestaan. Ook mag je bedrijfsnaam geen verkeerde indruk wekken. Zo mag je bijvoorbeeld niet de term “bankier” in zich hebben als je niets met de bancaire wereld te maken hebt. Je moet verwarring voorkomen en mag een reeks tekens ook niet gebruiken.

  • De geschikte rechtsvorm uitkiezen

Iedere onderneming valt in een bepaalde rechtsvorm. Als zelfstandige heb je meestal een eenmanszaak en ben je ZZP-er. Soms komt het voor dat je BV of Vof opricht. Het verschilt per situatie wat het beste bij je bedrijf past. Dat hangt samen met fiscaal voordeel en aansprakelijkheid. Er zijn verschillen tussen samenwerkingsverbanden en rechtsvormen met rechtspersoonlijkheid.

  • Soms is het nodig ook belanghebbenden (UBO’s – Ultimate Beneficial Owner) in te schakelen
  • Online een afspraak inplannen. Een inschrijving zonder afspraak is niet geldig. Je maakt online een afspraak via het inschrijfformulier. Hier vul je onder meer je eigen persoonsgegevens, plus de contactgegevens van je bedrijf en een omschrijving van de bedrijfsactiviteiten in. Ook geef je aan in welke branche je van plant bent te gaan ondernemen.

Wat als je je niet bij de KVK inschrijft?

Als je aan de hierboven genoemde ondernemerscriteria voldoet, moet je je altijd inschrijven bij de KVK. Doe je dit niet, dan heeft dit gevolgen voor de btw en inkomstenbelasting die je betaalt. De Belastingdienst krijgt vroeg of laat weet van je activiteiten en zal je hierop gaan belasten. Als de Belastingdienst aan het eind van het kalenderjaar meent dat je ondernemer bent geweest, dan kun je verplicht worden alsnog over al je inkomsten btw af te dragen.

Of kies “Inkomsten uit overige werkzaamheden”

Een andere mogelijkheid is je inkomsten uit werkzaamheden op te geven als “Inkomsten uit overige werkzaamheden” bij je belastingopgaven. Als je dit doet en niet bij de Kamer Van Koophandel staat ingeschreven, ondervind je verder geen nadeel aan je inkomstenbelasting. Maar als je niet als ondernemer staat ingeschreven, krijg je ook geen ondernemersvoordeel.

Welke ondernemersvoordelen zijn er?

Als ondernemer kun je verschillende voordelen scoren. Hiervoor moet je wel ingeschreven zijn. Ook moet je het urencriterium van 1.225 voor een kalenderjaar hebben gehaald. Je krijgt:

  • Startersaftrek
  • Ondernemersaftrek (in combinatie met startersaftrek kun je zo’n 9.500 euro aan belastingvoordeel krijgen)
  • Investeringsaftrek (28% van het totale investeringsbedrag wordt van je belasting afgehaald)
  • De MKB-winstvrijstelling is 14% van de winst
  • Er geldt ook nog zoiets als een Fiscale Oudedagsreserve (een jaarlijks bedrag van de winst).

Helemaal niet aangeven van inkomsten

Als je helemaal niet bent ingeschreven bij de Kamer Van Koophandel en ook geen Inkomsten uit overige werkzaamheden opgeeft, dan ben je officieel belasting aan het ontduiken. Weet dat dit als fraude wordt gezien: je bent dus strafbaar. Niet alleen zul je de betaling moeten betalen als je ontdekt wordt, er komt ook nog eens een boete van 50% bovenop de niet aangegeven belasting. Met andere woorden: vergeet dus nooit je inkomsten op te geven.

Inschrijven bij de KvK: advies van YouTube

Geen organisatie die beter weet wanneer je je bij de KvK in moet schrijven dan de KvK zelf. Dat komt goed uit, want de KvK heeft een handige video voor jou online gezet waarin niet alleen wordt uitgelegd wanneer je je bij de KvK moet inschrijven, maar ook hoe je dit doet.


Gerelateerd: lees verder...