Als ondernemer, ZZP-er of freelancer moet je aan het urencriterium voldoen, onder andere om aanspraak te maken op de zelfstandigenaftrek. Hoe kun je je urenadministratie het beste bijhouden? Wij vertellen het je in deze 10 tips…

10 tips om je urenadministratie als ondernemer goed aan te pakken

Urenregistratie, het valt niet te vermijden. We moet uren schrijven voor facturen of om subsidies te verantwoorden. ZZP-ers moeten een urenverantwoording maken voor het urencriterium van de belastingdienst. Kortom, het schrijven van uren is een noodzakelijk kwaad. Maar dat hoeft niet zo te blijven. Een goede urenregistratie heeft veel meer voordelen dan alleen de verantwoording van uren. Met dat in het achterhoofd wordt het zinvoller om uren te schrijven. In de volgende paragrafen gaan we extra diep in op de belangrijkste tips.

Inzicht in tijdsbesteding op de werk.

Simpel maar waar, als je bijhoudt waar je je tijd aan besteed krijg je nieuwe inzichten in hoe je werkt. Veel mensen delen hun dag intuïtief in. Een aantal vergaderingen, email beantwoorden en daarnaast je taken uitvoeren. Op zich niets mis mee, maar denk er eens over na hoe nuttig dit is. Draag je iets bij aan die vergaderingen? Of is het meer het gevoel dat je bang bent dat je iets mist?

Vind je activiteiten die er niet toe doen.

Het helpt om een eenvoudige urenregistratie bij te houden met de taken waar je aan werkt. Gebruik dit overzicht om eens na te denken waar je mee bezig bent. Wat voor taken zouden er eigenlijk uitgevoerd moeten worden, maar krijgen weinig tijd? Het schrijven van documentatie is hier een voorbeeld van. Welke activiteiten krijgen veel tijd maar leveren weinig op? Een voorbeeld hiervan is handmatig werk dat geautomatiseerd kan worden zoals bijvoorbeeld rapportages opstellen in Excel.

Maak je werk leuker.

Een urenoverzicht helpt om jezelf maar ook je manager ervan te overtuigen dat zaken anders aangepakt kunnen worden. Hiervan is met name het automatiseren van herhalend administratief werk een goed voorbeeld. Automatisering vergt in eerste instantie een investering van tijd. Met een goed urenoverzicht kan aangetoond worden hoeveel tijd en geld er bespaard kan worden. En iets automatiseren is leuker dan een opdracht zoals een rapport keer op keer handmatig opnieuw uitvoeren.

Beter samenwerken.

Goed voorbeeld doet volgen. Waarschijnlijk gaan je collega’s ook met lange tanden aan de slag met urenregistratie. Het is een goed idee om samen met je team met een frisse blik naar de bestede uren te kijken. Voor je collega’s geldt hetzelfde als voor jouw, zij zullen ongetwijfeld een gedeelte van hun tijd niet optimaal besteden.

Bespreek het belang van tijdschrijven.

Neem de tijd om je team uit te leggen dat het registeren van uren belangrijk is voor het bedrijf. Hiermee gaat iedereen begrijpen dat urenregistratie een nuttig bezigheid is. Als medewerkers het nut inzien van tijdschrijven zullen ze veel beter gemotiveerd zijn om uren goed bij te houden.

Kijk kritisch naar de werkzaamheden van je team.

Door de tijdsbesteding en verdeling van taken in een team te onderzoeken valt er tijd te besparen terwijl het noodzakelijk werk toch uitgevoerd wordt. Neem als voorbeeld de tijd die aan meetings wordt besteed. Niet iedereen hoeft bij elke meeting aanwezig te zijn, het is efficiënter om in een klein maar gemêleerd gezelschap bijeen te komen. Daarnaast is het belangrijk om het doel van een meeting vooraf duidelijk vast te stellen.

Zoek naar mogelijkheden om efficiënter te werken.

Met name het vinden van herhalend werk is juist een hele krachtige manier om het functioneren van een team te verbeteren. Een voorbeeld is het uitvoeren van handmatige testen van software. Door in ieder geval de meest voor de hand liggende controles te automatiseren kan veel tijd bespaard worden.

Laat zien dat er iets veranderd is.

Als er veranderingen zijn gerealiseerd is het is belangrijk om in de tijdsregistratie te laten zien dat de tijd anders besteed wordt.  Dit is belangrijk, het leidt tot meer verbeteringen en het is een manier om het registreren van uren niet te laten doodbloeden. Op deze manier kan een structurele verbetering over een lange periode gerealiseerd worden.

Het gaat niet om controle.

Het is niet de bedoeling om een big brother controle uit te voeren op je team. Dit gaat om oprechte samenwerking en meer plezier in je werk. Urenregistratie is een onmisbaar onderdeel daarin. Het is belangrijk dat het invullen van uren geen ingewikkelde procedure is.

Hou het eenvoudig.

Kies een goede tool voor eenvoudige invoer, begin bijvoorbeeld met urenregistratie in Excel. Er zijn templates beschikbaar waarmee je direct kunt beginnen. Daarnaast zijn er legio online urenregistratiesystemen beschikbaar die geschikter zijn voor urenregistratie met je team.

Voorbeeld bijhouden urenregistratie

Hopelijk heeft dit artikel je gemotiveerd om meer te halen uit je urenregistratie. Aarzel niet om hieronder te reageren voor feedback en vragen!

Gerelateerd: lees verder...