Algemene voorwaarden opstellen: zo ga je te werk

In dit artikel leggen we uit wat algemene voorwaarden precies zijn en hoe je ze (zelf) kunt opstellen. In de algemene voorwaarden staat beschreven welke rechten en plichten jij en je klanten hebben. Dat geeft niet alleen duidelijkheid voor iedereen, je hebt ook iets om op terug te vallen, mocht er een conflict ontstaan. Mocht een klant het bijvoorbeeld ergens niet mee eens zijn, terwijl het duidelijk in de algemene voorwaarden staat, dan krijg jij je gelijk.

Een handige template om je algemene voorwaarden uit te draaien

Via deze pagina kun je direct je algemene voorwaarden genereren via een handige template.

Wat lees je in de algemene voorwaarden?

In de algemene voorwaarden staat een heleboel beschreven. Je leest hier bijvoorbeeld hoe het zit met betalen, het leveren van producten of diensten, maar ook wie er aansprakelijk is als dingen niet helemaal goed gaan. Ook vinden bezoekers hier informatie over garantie. Door sterke algemene voorwaarden op te stellen, verklein je je risico als ondernemer. Je moet natuurlijk wel opletten dat je er geen Nederlandse of Europese regels mee overtreedt.

Algemene voorwaarden verplicht?

Je bent als website of webwinkel niet verplicht om algemene voorwaarden te hebben. Als je deze hebt, moet je er natuurlijk wel voor zorgen dat websitebezoekers er makkelijk toegang toe hebben. De informatieplicht houdt in dat je verplicht bent je websitebezoekers toegang tot de algemene voorwaarden te geven. Deze moeten bijvoorbeeld duidelijk op de website zelf staan. Het spreekt ook voor zich dat algemene voorwaarden niet “onredelijk” mogen zijn.

Hoe stel je algemene voorwaarden op?

Je kunt op verrassend veel manieren algemene voorwaarden opstellen. Je kunt dit zelf doen, al dan niet aan de hand van een voorbeeldtekst, of ervoor kiezen een juridisch adviseur in te schakelen en het voor je laten doen. Een voorbeeld is eigenlijk een modeltekst. Je vindt deze bij brancheorganisaties en dergelijke terug. Op het internet moeten voorbeeldcontracten te vinden zijn.

Verplichten (onderdelen) algemene voorwaarden

Het kan zo zijn dat beroeps- of brancheverenigingen het hun leden verplichten van algemene voorwaarden gebruik te maken. Wil je een overzicht van alle branches die van dit soort standaardvoorwaarden gebruik maken? Je vindt dit terug bij de SER: Sociaal Economische Raad.

Aansprakelijkheid opnemen

In elke algemene voorwaarden moet iets over de aansprakelijkheid staan. Als ondernemer ben je vaak aansprakelijk als er iets verkeerd gaat en er schade ontstaat. Dat geldt voor directe, maar ook vaak voor indirecte schade. Door aansprakelijkheid op te nemen in de algemene voorwaarden, kun je deze verkleinen. Helemaal uitsluiten is wettelijk niet toegestaan

Denk ook aan garantie

De koper is wettelijk verplicht garantie te krijgen op een product. Dat betekent dat als het product niet aan de beloften van de maker of verkoper verdoet, de koper recht heeft op compensatie. Dit kan een nieuw, gelijksoortig product zijn, of bijvoorbeeld de vergoeding van het aankoopbedrag. In de algemene voorwaarden staat welke regels voor de garantie gelden en hoe lang de garantie geldt. De wettelijke garantie mag je echter nooit inperken.

De betalingstermijn

Je mag zelf bepalen welke betalingstermijn redelijk is voor consumenten. Welke termijn je ook kiest, zorg ervoor dat je deze opneemt in de algemene voorwaarden. Er geldt namelijk een wettelijke betalingstermijn, niet alleen voor de overheid, ook voor bedrijven. Als je hiervan afwijkt, neem dit in de algemene voorwaarden op of maak er een afspraak over in je contract.

De leveringsvoorwaarden

Dit zijn alle afspraken die met levering te maken hebben – levering van zowel product als dienst. Denk onder andere aan de maximale levertijd, de regels met betrekking tot het annuleren, plus bezorg- en afspraakkosten. Alles moet in de algemene voorwaarden zijn verwerkt.

Algemene voorwaarden en de KVK

Het wordt aangeraden bij algemene voorwaarden bij de Kamer Van Koophandel of eventueel bij de rechtbank te deponeren. Hoewel dit niet verplicht is, wordt het wel als extreem handig gezien. Op die manier kunnen ze gemakkelijker opgevraagd worden. Ook is de bewijskracht groter, omdat jij niet in staat bent de algemene voorwaarden op het laatste moment nog eens in je voordeel aan te passen. Je kunt de algemene voorwaarden ook weer intrekken.

Algemene voorwaarden aanvragen

Je kunt bij de KVK ook algemene voorwaarden aanvragen. Dit kunnen je eigen algemene voorwaarden zijn, die van een opdrachtgever, of juist die van een klant. Je doet dit altijd telefonisch.

Informeren is van levensbelang

Zorg ervoor dat je klanten altijd van de algemene voorwaarden op de hoogte zijn, of in ieder de kans hebben gehad zich in te lezen (als ze dit niet hebben gedaan, dan is dit aantoonbaar hun eigen fout). Let op: als je je tot Nederlandse klanten richt, moeten je algemene voorwaarden ook in het Nederlands zijn. Je kunt deze eventueel vertalen voor internationale klanten.

Webshop of ‘gewone’ winkel?

Er gelden voor webshops andere regels dan voor gewone winkels als het op algemene voorwaarden aankomt. Een winkel die ook een eigen webshop heeft, kan hier het beste aparte voorwaarden voor opstellen. Zo voorkom je misverstanden. Bij webshops is het bijvoorbeeld verplicht dat consumenten deze al vóór de aankoop van een product kunnen inzien.

Pas op voor onvolledigheid

Een grote valkuil voor elke algemene voorwaarden is dat ze informatie missen. Als dat het geval is, kan het zomaar zijn dat ze ongeldig zijn. Vergeet bij de algemene voorwaarden niet de naam, de plaats, het BTW- en het KVK-nummer te vermelden. Vermijd ook bepalingen die in de zwarte lijst (wat die zwarte lijst is, wordt hieronder uitgelegd) zijn opgenomen. Pas ook op met de grijze lijst – slechts in bepaalde situaties mag je bepalingen uit deze grijze lijst opnemen.

Hoe zit het met de bedenktijd?

Bedenktijd bij online verkoop wordt ook wel het herroepingsrecht genoemd. De wet geeft aan dat klanten van online producten of diensten 14 dagen de tijd hebben om de aankoop te cancelen. Voor het afzeggen van een contract geldt ook 14 dagen. Het herroepingsrecht mag langer zijn dan twee weken, maar let op: het is wettelijk geregeld dat je deze niet mag inkorten.

Zet informatie ook elders op je website

Het wordt je aangeraden de informatie die je in je algemene voorwaarden opneemt, ook op andere plekken op je website te zetten, bijvoorbeeld op de product- of bestelpagina. Je zult zelf vast ook niet bij elke online aankoop die je ooit gedaan hebt de algemene voorwaarden helemaal bekeken hebben. Om misverstanden te voorkomen, kun je de klant het beste op zoveel mogelijke manieren met de benodigde informatie in contact brengen. Herhalen mag.

Wat is de zwarte lijst?

De zwarte lijst is een lijst met bepalingen uit algemene voorwaarden die als “onredelijk” zijn bestempeld. Het is wettelijk bepaald dat deze bepalingen niet in de algemene voorkomen mogen worden opgenomen. Je kunt bijvoorbeeld niet eisen van de consument dat deze de overeenkomst niet mag ontbinden. Ook mag je bijvoorbeeld geen bedenktijd van maar 10 dagen bepalen.

Wanneer zijn voorwaarden “grijs”?

Er zijn ook nog bepalingen waarvan het discutabel is of ze redelijk zijn of niet. Meestal is het bij de bepaling afhankelijk van de situatie of het bedrijf of dit redelijk is of juist onredelijk. Het is dus niet mogelijk in “algemene” zin te bepalen of de bepaling redelijk of onredelijk is. Dit soort “grijze” voorwaarden mogen alleen opgenomen worden, als jij als bedrijf aan kunt tonen dat het wel degelijk redelijk is. De grijze en zwarte lijst vind je terug in het Burgerlijk Wetboek.

Alleen op consumenten van toepassing

Doe je zaken van bedrijf tot bedrijf? Dan gelden de grijze en zwarte lijst met bepalingen niet. Een zakelijke klant die het niet is met de voorwaarden die je stelt, kan besluiten niet met je in zee te gaan, of je voorwaarden voor de rechter laten toetsen op “eerlijkheid”. Soms kunnen de grijze en zwarte lijst wel als leidraad worden gebruikt, bijvoorbeeld als het om een klein bedrijfje gaat dat een overeenkomst afsluit die buiten de gebaande paden omgaat.

Waarom moet je je algemene voorwaarden updaten?

Het wordt aangeraden je algemene voorwaarden regelmatig te updaten. Je bedrijf zit niet stil en datzelfde geldt voor de markt. Ook het internet verandert, net als de manier waarop je zakendoet. Een jaar of twintig geleden waren er nog geen webwinkels. Nu zijn ze er volop. Kortom: om er zeker van te zijn dat je al je bedrijfsactiviteiten hebt afgedekt, zorg je ervoor dat je je algemene voorwaarden bijwerkt. Hoe vaak dit nodig is, verschilt weer van bedrijf tot bedrijf.

KvK: Belang van algemene voorwaarden opstellen

De Kamer van Koophandel vertelt je meer over het belang van algemene voorwaarden op je website:

Algemene voorwaarden opstellen: een YouTube antwoord

Wil je zelf algemene voorwaarden opstellen? Dan kan je daarvoor heel gemakkelijk een programma (Generator) voor inschakelen, zoals de TermsFeed Terms & Condition Generator:

Dienstverleners die algemene voorwaarden voor je kunnen opstellen

Op jouw succes!

Gerelateerd: lees verder...