Hoe lang moet je je zakelijke administratie & boekhouding bewaren?

In dit artikel bespreken we met je hoelang je je boekhouding en zakelijke administratie moet bewaren (en waarom je deze moet bewaren)? De Belastingdienst verplicht ondernemers hun administratie bij te houden. Ben je een particulier (een consument)? Dan geldt er geen wettelijke bewaarplicht, maar wist je dat je ook dan met naheffingen te maken kunt krijgen? Ook als je geen onderneming bezit, wordt aangeraden je administratie vijf jaar te bewaren.

Wettelijke bewaarplicht bedrijven

Voor particulieren geldt dus geen bewaarplicht, maar zelfs voor hen wordt aanbevolen de administratie zeker vijf jaar te bewaren. Bedrijven en zelfstandig ondernemers zijn wel verplicht hun gegevens te bewaren. Zij moeten dat maar liefst 7-10 jaar, afhankelijk van het type onderneming. Onder de bewaarplicht vallen zo’n beetje alle zakelijke documenten. Je kunt op de site van de Belastingdienst precies zien wat je moet bewaren en hoelang precies.

Wanneer 10 jaar bewaarplicht?

Je administratie bewaar je als ondernemer verplicht zeven jaar. Als het om gegevens en rechten over onroerende zaken gaat, moet je deze maar liefst 10 jaar bewaren. Onroerende zaken zijn werk, maar ook gebouwen die “duurzaam met de grond” zijn verbonden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan winkelpanden, maar ook woningen. De grond zelf is ook een onroerende zaak. Onroerend betekent letterlijk “niet kunnen verroeren”. Je kunt ze niet verplaatsen.

Is een kortere bewaartermijn mogelijk?

Basisgegevens, denk aan de gehele debiteur- en crediteuradministratie, moet je verplicht zeven jaar bewaren. Dat geldt ook voor het grootboek en de in- en verkoop administratie. Voor alle gegevens die hier niet onder vallen, is het mogelijk een kortere bewaartermijn af te spreken met de Belastingdienst. Let wel op: je mag iets alleen korter bewaren dat 7 jaar als je dit van tevoren zo hebt afgesproken. Je kunt kiezen voor offline of digitaal bewaren van gegevens.

Wat valt er onder de fiscale bewaarplicht?

Fiscale bewaarplicht is van toepassing op je administratie. Hieronder vallen:

Debiteur- en crediteuradministratie
In- en verkoopadministratie
Het grootboek
Administratie van de voorraad
De gehele loonadministratie
Alle gegevens die van toepassing zijn op belastingheffing van derde partijen.

Wanneer bewaar je basisgegevens 10 jaar?

In principe bewaar je de hierboven beschreven basisgegevens 7 jaar. Maar als je diensten of goederen binnen de Europese Unie verkoopt aan klanten die zelf geen btw-aangifte hoeven te doen, bewaar je ze 10 jaar. Mocht je gekozen hebben voor het éénloketsysteem (dit is de zogenaamde One Stop Shop), ook dan bewaar je gegevens 10 jaar in plaats van de normale 7.

Wat is het éénloketsysteem?

Het éénloketsysteem of One Stop Shop (afgekort tot OSS) geeft je de mogelijkheid om via een portal bij de Nederlandse Belastingdienst al je buitenlandse btw-aangiften in te dienen. Dankzij het portal kun je de buitenlandse aangiften gemakkelijk naast je binnenlandse btw-aangiften indienen. Je hoeft hiervoor niet meer van een ander portal gebruik te maken. Dat is wel zo makkelijk (vandaar de naam “éénloket”). Je geeft de behaalde omzet per lidstaat aan.

Wat als je bedrijf ophoudt te bestaan?

Het kan natuurlijk dat je bedrijf of onderneming, om wat voor reden ook, ophoudt te bestaan. Ook als je onderneming niet meer actief is, blijft de wettelijke bewaartermijn intact. Dus zelfs zes jaar en 11 maanden nadat je bedrijf is opgehouden, kunnen gegevens worden opgevraagd.

Bewaren digitale bestanden

Wist je dat de wettelijke bewaarplicht ook voor bestanden en computerprogramma’s geldt? Als je alleen een geprinte kopie of afdruk van je digitale bestanden bewaart hebt, voldoe je niet aan de bewaarplicht. Waarom is dat? Omdat een kopie niet “bruikbaar” is en alleen een momentopname. Mocht er gecontroleerd worden, dan moet het digitale bestand bruikbaar zijn. Als je voor die bestanden speciale programma’s gebruikt, dan moeten ook die bruikbaar zijn.

Waarvoor bewaar je bankafschriften?

Zakelijke gegevens opslaan doe je natuurlijk voor meer doeleinden dan de Belastingdienst alleen. Je kunt een bankafschrift ook gebruiken als een aankoopbewijs, bijvoorbeeld als je een schadeclaim wilt indienen. Het bankafschrift is het bewijs dat je voor een aankoop hebt betaald en geldt ook als garantiebewijs, bijvoorbeeld voor wanneer je het bonnetje niet meer hebt.

Hoe sla je bankafschriften opslaan?

De meest voor de hand liggende manier om je bankafschriften op te slaan, is deze uitprinten en in een map opslaan. Maar gelukkig is dat vaak niet nodig. Internetbankieren maakt het mogelijk een aantal paar jaar terug te kijken (hoelang je precies kunt terugkijken, verschilt per bank). Een tip is je bankschriften te downloaden, waarna je ze digitaal kunt bewaren. Vaak is het mogelijk bij je bank (tegen betaling) nog oudere bankafschriften op te vragen.

Hoe zit het met arbeidsovereenkomsten?

Voor arbeidsovereenkomsten (maar ook voor huurovereenkomsten) geldt dat je deze het beste minstens vijf jaar kunt bewaren nadat het contract is beëindigd. Voor een contract van bijvoorbeeld een telefoonabonnement of energieleverancier geldt dat je deze na twee jaar al kunt weggooien. Twee jaar is namelijk de tijd waarna deze rekeningen komen te verjaren.

Btw- en inkomstenbelasting

De Belastingdienst heeft je zakelijke administratie nodig om je btw- en inkomstenbelasting op te baseren. De aangiftes moeten 100% nauwkeurig zijn. Dat is een harde eis van de Belastingdienst.

Maak afspraken voor digitale opslag

Het digitaal opslaan van gegevens is mogelijk, maar hiervoor moet je wel eerst een afspraak maken met de Belastingdienst. Het is onder bepaalde voorwaarden namelijk mogelijk om gegevens in andere dan papieren vorm te bewaren. Dit bewaren van gegevens in een andere vorm wordt ook wel “conversie” genoemd. Afspraken met de Belastingdienst over conversie zijn schriftelijk vastgelegd. Omgezette gegevens dienen 100% volledig en 100% kloppend te zijn.

Wanneer begint de bewaartermijn te lopen?

Let op: de opslag van gegevens is niet exact 7 of 10 jaar. Dat komt omdat de bewaartermijn pas nadat het boekjaar is afgelopen begint te lopen. Dat geldt dat de klok voor gegevens uit 2022 dus pas begint te tikken nadat het jaar 2022 is afgelopen: op 1 januari 2023 om precies te zijn.

Wat als er brand uitbreekt?

Mocht er brand uitbreken, dan is de kans groot dat je al je mappen met bonnetjes en met facturen verliest. Maar wist je dat de Belastingdienst brand of diefstal niet als excuus ziet om onder bewaarplicht uit te komen? Dat is onder andere zo om te voorkomen dat bedrijven fraude plegen met hun eigen gegevens door bijvoorbeeld een brand in scène te zetten. Sla je je gegevens op een externe harde schijf op? Dan kun je hier eenvoudig een kopie van maken.

Wanneer krijg je een boete?

Je riskeert een boete als je als bedrijf of ondernemer niet aan de bewaarplicht voldoet. In het ernstige geval kan er zelfs een strafrechtelijke vervolging volgen. Met andere woorden: er is meer dan genoeg reden om je netjes aan de regels te houden en alles keurig op te slaan.

Wat als je administratie uitbesteed?

Grote bedrijven besteden hun administratie vaak uit aan een boekhouder. In dit geval vallen alle programma’s, documenten en andere gegevensbronnen die je boekhouder gebruikt onder de boekhouders. Het kan ook zijn dat je van een loonservicebureau of een speciaal boekhoudprogramma gebruikt maakt. Deze vallen ook stuk voor stuk onder de bewaarplicht.

Wat als je uitstel van aangifte krijgt?

In sommige gevallen wordt de Belastingaangifte uitgesteld. Maar let op: de bewaarplicht wordt dan verlengd. Je moet de gegevens dan niet meer de ‘traditionele’ zeven of tien jaar bewaren, maar nog langer. De gehele tijd van het uitstel tel je bij deze periode van zeven of tien jaar op.

Kun je administratie laten verzekeren?

Het is ook mogelijk je zakelijke administratie te laten verzekeren. Dat is wel zo handig, want het kan natuurlijk altijd voorkomen dat je deze kwijtraakt, dat hij gestolen wordt of dat er iets onvoorziens optreedt zoals een brand of overstreming. Je sluit een zogenaamde “reconstructiekostenverzekering” af. Alle koste voor het herstel van je administratie, zijn dan verzekerd.

Zakelijke administratie bewaren: YouTube springt te hulp

e-Boekhouden is een bedrijf dat je kan helpen met het opslaan van je zakelijke boekhouding online. Daarnaast heeft de organisatie een eigen YouTube-kanaal waar je nuttige informatie vindt over (online) boekhouden. Deze link verwijst naar een video over veel gemaakte boekhoudfouten:

https://www.youtube.com/watch?v=O3u8wq6v1ZQ.

Zakelijke administratie bewaren: bronnen

Voor meer informatie over het bewaren van zakelijke administratie kijk je natuurlijk bij de Rijksoverheid en de Belastingdienst online. Ook bij de KvK vind je de nodige informatie: